Excelで重複したデータを簡単にチェック・抽出する方法

内野 博

Aug 31, 2023 • カテゴリ: ファイル復元・修復

Excelで複数のデータをとっていると、重複しているときがあります。内容によっては、重複するデータを探さなければなりません。しかし、数百件ものデータから重複を探すのは非常に困難です。今回は、Excelで重複したデータを自動でチェック・抽出する方法を紹介します。Excelファイルが破損したときの強い味方、ファイル修復ソフト「Repairit」も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

Part1：Excelの関数を使うメリット

関数のメリットは、なんと言っても素早い自動計算です。一度数式を入力しておけば、必要なセルにコピー＆ペーストするだけで数百件以上ものデータでも一瞬にして処理が完了します。 

関数と聞くと「数式を覚えるのが苦手」と感じる方もいるでしょう。たしかに、後述で紹介するCOUNTIF関数のほかにも、非常に多くの関数が存在します。たとえば指定した範囲の合計値や平均値を抽出するだけなら、単純な数式を入力するだけで簡単です。反対に、COUNTIF関数のような条件を指定する数式は複雑化する傾向にあります。

そこでオススメなのが、Excelにある「関数の挿入」機能です。「関数の挿入」は、自動で数式を入力してくれる機能。目的にあった関数を検索し、範囲や条件を設定すればセルに数式が入力されます。すべての関数や数式を覚える必要はないので、安心して利用しましょう。

Part2：COUNTIF関数で重複するデータを除いて抽出する手順

Excelで重複するデータを除いて抽出する方法は、COUNTIF関数が便利です。COUNTIF関数は調べるデータと範囲を指定することで、その条件にあったデータを抽出します。今回のように、複数条件のもとデータを抽出する場合はIF関数とCOUNTIF関数を組み合わせて使いましょう。

関数は以下のようにあらわします。(重複するデータを除いて抽出する場合)

• 書式：IF(COUNTIF(範囲,検索条件)=1,”真の場合”,”偽の場合”)
• 数式：=IF(COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1,””,”重複”)
• 意味：A1からA10の範囲を固定し、そこからA1を調べる。結果が1つであれば「(記載なし)」、2つ以上であれば「重複」と表示する。

実際にExcelを使う場合は、以下の手順で操作します。

手順1.抽出するセルを指定し、Excel画面上部にある「fx(関数の挿入)」を選択する

手順2.「関数の検索」に「IF」と入力し、関数名を選択する

手順3.それぞれの条件に対し、次のように記入する

• 論理式「COUNTIF($B$2:$B$11,B2)=1」
• 真の場合「””」
• 偽の場合「”重複”」

手順4.セルB2に正しく抽出されたら、セルのB2隅右下を選択してセルB11までドラッグする

手順5.すべてのセルに関数の挿入が適用される

手順6.C列全体を選択し、「並べ替えとフィルター」から「フィルター」を選択する

手順7.C列最上部のセルに表示された「下三角アイコン」を選択し、「(空白セル)」のチェックだけを残して選択すれば完了する

Part3:重複のデータをチェックする方法

次は重複するデータをチェックする方法を紹介します。数式や条件の設定が少し異なるだけで、原理は前述した方法と変わりません。関数の誤字脱字やセルの指定ミス、半角と全角の間違いがあるとエラーや異なる答えが返ってきます。落ち着いて、正しく入力しましょう。

関数は以下のようにあらわします。(重複するデータをチェックする場合)

• 書式：IF(COUNTIF(範囲,検索条件)>1,”真の場合”,”偽の場合”)
• 数式：=IF(COUNTIF($A$1:$A$10,A1)>1,”重複あり”,””)
• 意味：A1からA10の範囲を固定し、そこからA1を調べる。結果が2つ以上あれば「重複あり」、1つだけであれば「(記載なし)」と表示する。

重複のデータをチェックするだけなら、「重複あり」のほかにも「◯」や「×」「エラー」といった書式表示もオススメです。仕事の場であれば、自分だけでなく同じシートを見る同僚や上司にもわかりやすい書式を推奨します。

実際にExcelを使う場合は、以下の手順で操作します。

手順1.抽出するセルを指定し、Excel画面上部にある「fx(関数の挿入)」を選択する

手順2.「関数の検索」に「IF」と入力し、関数名を選択する

手順3.それぞれの条件に対し、次のように記入する

• 論理式「COUNTIF($B$2:$B$11,B2)>1」
• 真の場合「”重複あり”」
• 偽の場合「””」

手順4.セルB2に正しく抽出されたら、セルのB2隅右下を選択してセルB11までドラッグする

手順5.すべてのセルに関数の挿入が適用されれば完了する

豆知識:パソコンでExcelファイルを開けない時の対処法

パソコンで特定のExcelファイルだけが開けない場合は、そのファイルが破損している場合があります。Excelファイルは、仕事からプライベートまで幅広く使われる表計算ソフト。表計算ソフトであり、さまざまなデータ情報が含まれている場合がほとんどです。きっと諦めきれない状況でしょう。

そんな方にオススメなのが、ファイル修復ソフト「Repairit（リペアリット）」です。Repairitの特徴は、わかりやすい操作画面とさまざまなファイル形式に対応できること。あらゆる破損ファイルも、パソコン初心者ほどの技量で修復できます。使いやすさに長けたソフトなので、諦めて削除を考えていた方はぜひご活用ください。

★以下はRepairit（リペアリット）で破損したエクセルファイルを修復する手順です。

ステップ1 破損したエクセルファイルを追加します。

「Wondershare Repairit」を起動した後、「＋追加」ボタンをクリックして、開かないエクセルファイルを追加します。

ステップ2 破損したExcelファイルを修復します。

破損したExcelファイルを追加できたら、右下の「修復」をクリックします。そうすると、修復作業が始まります。

ステップ3 修復したExcelファイルを保存します。

修復完了すると、「プレビュー」をクリックして修復できたexcelファイルをプレビューできます。そして、「保存」ボタンをクリックして、修復できたエクセルファイルを保存します。
（＊ファイルをプレビューできない場合もあります。この場合、直接的にパソコンに保存してファイルを開いてみてください。）

以上簡単な操作で破損されたエクセルを修復するが可能です。
また、このソフトを使うことで、エクセルファイルだけでなく、動画、写真の修復にも対応しています。ぜひお試しください。

Wondershare Repairit - Excelファイル修復ソフト

• Windows/Macで開けない、破損した動画・写真・ドキュメント・音声ファイルを修復

• MOV、MP4、M2TS、MKV、MTS、3GP、AVIなど多種類の形式に対応

• 撮影中、記録中、転送中、編集中、変換中、処理中に破損した動画を修復

• Canon、Nikon、Sony、GoPro、DJIなどカメラで撮影された動画を修復

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