エクセル自動保存設定と保存場所

内野博

Sep 25, 2024 • カテゴリ: ファイル復元・修復

表計算ソフトの代表的かつ世界シェアNo.１のエクセルは、オフィスワーカーや学校などでのレポート作成など、様々なシーンで活用されています。エクセルで作業をしていて、何らかのトラブルで保存し忘れたり、また保存せずに誤ってファイルを閉じた場合、それまでの作業が泡となりその損失は極めて大きいです。

エクセルには、データ損失防止に役立つ自動保存機能と自動復元機能が組み込まれています。自動保存設定の方法や、保存場所についてご説明しましょう。

Part1:Excelの自動保存を設定する必要性と方法

エクセルでデータ管理や表計算などの作業中、パソコンのバッテリー不足や、突然のクラッシュが発生すると、エクセルが不意に終了してしまう可能性があります。そのような、いきなり起こるトラブルを避けるためにエクセルの自動保存の設定方法をご紹介します。（Office365版の説明です）

どのエクセルファイル（ブック）でもよいので立ち上げて、上部の一番右「ファイル」をクリック
左側の緑色のメニューから、一番下の「オプション」(「その他」をクリック→「オプション」の場合もある)をクリック
オプション画面の左の一覧から「保存」をクリック
右の画面には「ブックの保存方法を指定します」の画面が出てくる
「ブックの保存」欄にある □次の間隔で自動回復用データを保存する(A) に✓
保存間隔をカスタマイズ（初期設定は10分）
設定したら一番下のOKをクリック

この時間を短くすることで、誤ってブックを保存せずに閉じてしまった際、失うデータを回避することができます。ただし、頻繁に自動保存が行われることで、ご利用のパソコンのスペックによってはパフォーマンスが遅くなるので、その点に注意して時間を設定してください。
※［Excelのオプション］画面で行った変更は、現在開いているブックだけでなく、エクセル全体に影響しますのでご注意ください。

Part２: Excelの自動保存ファイルの保存場所

エクセルの自動保存ファイルはどこに保存されるのでしょうか？自動バックアップされたファイルとは、デフォルトでの保存場所は、Part1でご説明した設定画面の「自動回復用ファイルの場所(R)」で確認でき、
【ドライブ:\Documents and Settings\ユーザー名\Application Data\Microsoft\Excel】と表示されています。

このファイル内に、拡張子「 .xar 」のファイル (たとえば、~ar19a.xar) を付けた隠しファイルとして保存されます。これをダブルクリックすれば、ファイルを開けることができます。

ただし、自動保存されたファイルはあくまでも一時的なデータなので、パソコンの容量を増やさない様に、以下の場合に自動的に削除されますので、ご注意ください。

ファイルを手動で保存したとき
[名前を付けて保存] を使用して、新しい名前を付けてファイルを保存したとき
ファイルを閉じたとき
Excel を終了したとき (ファイルを保存の有無を問わず)
現在のブックの自動保存を無効にしたとき
[次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェックボックスをオフして自動バックアップ機能を無効にしたとき

Part３: エクセルが未保存する際の復元方法

保存しないまま閉じてしまったブックを復元する方法として、代表的なやり方をまとめてみました。ご参考ください。（Excel365版のケース）

１）一時保存ファイル

オリジナルとなるxlsxファイルをダブルクリックしてExcelで開き、［ファイル］をクリック→左側メニューで［情報］を選択
右側の［ブックの管理］に「＜日付と時間＞（保存しないで終了）」という形式で表示されていれば、それをクリック
②の表示がない場合は、残念ながら自動回復機能による保存が不履行のため、一時保存ファイルからの復元は不可能。

ただし、自動回復機能で保存されたブックが、新しくExcelのウィンドウとして読み取り専用で開かれます。緑色の下にある［復元］ボタンをクリックすると、ブックが復元され、自動回復で保存された時点のExcelブックが回復します。全てが最新の状態に戻らない場合もありますが、ある程度の入力した情報は残ってます。

なお、自動回復機能で保存されたブックは、デフォルトでは以下の状態で、オリジナルのファイル名に数字が付いた名前でxlsbファイルとして保存されるので確認してください。

開いているエクセルファイルや、他のプログラムを全て終了
[タスクバー] の何もない箇所を右クリックして [タスクマネージャー] をクリック
表示された [タスクマネージャー] 左下の詳細をクリック
上部一番左の[プロセス]タブを開き、一覧の中から「Microsoft Excel」または「EXCEL.EXE」を選択して[プロセスの終了]をクリック
もう一度ファイルを開いてみる

２）データ復元ソフトRecoverit（リカバリット）を利用する

もっと簡単に未保存のエクセルxlsxファイルを復元する方法として「データ復元ソフトRecoverit（リカバリット）」をおすすめします。【Wondershare Recoverit】データ復元ソフトは、Windowsパソコンから失われたファイルと削除されたファイルを3ステップと数分で復元可能です。1000種類以上のデータ形式を対応できます。パソコン、ごみ箱、内蔵ハードドライブ、外付けストレージメディア、さらにはクラッシュしたパソコンからデータを復元することができます。

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