表計算ソフトの代表的かつ世界シェアNo.1のエクセルは、オフィスワーカーや学校などでのレポート作成など、様々なシーンで活用されています。エクセルで作業をしていて、何らかのトラブルで保存し忘れたり、また保存せずに誤ってファイルを閉じた場合、それまでの作業が泡となりその損失は極めて大きいです。
エクセルには、データ損失防止に役立つ自動保存機能と自動復元機能が組み込まれています。自動保存設定の方法や、保存場所についてご説明しましょう。
エクセルでデータ管理や表計算などの作業中、パソコンのバッテリー不足や、突然のクラッシュが発生すると、エクセルが不意に終了してしまう可能性があります。そのような、いきなり起こるトラブルを避けるためにエクセルの自動保存の設定方法をご紹介します。(Office365版の説明です)
この時間を短くすることで、誤ってブックを保存せずに閉じてしまった際、失うデータを回避することができます。ただし、頻繁に自動保存が行われることで、ご利用のパソコンのスペックによってはパフォーマンスが遅くなるので、その点に注意して時間を設定してください。
※[Excelのオプション]画面で行った変更は、現在開いているブックだけでなく、エクセル全体に影響しますのでご注意ください。
エクセルの自動保存ファイルはどこに保存されるのでしょうか?自動バックアップされたファイルとは、デフォルトでの保存場所は、Part1でご説明した設定画面の「自動回復用ファイルの場所(R)」で確認でき、
【ドライブ:\Documents and Settings\ユーザー名\Application Data\Microsoft\Excel】と表示されています。
このファイル内に、拡張子「 .xar 」のファイル (たとえば、~ar19a.xar) を付けた隠しファイルとして保存されます。これをダブルクリックすれば、ファイルを開けることができます。
ただし、自動保存されたファイルはあくまでも一時的なデータなので、パソコンの容量を増やさない様に、以下の場合に自動的に削除されますので、ご注意ください。
保存しないまま閉じてしまったブックを復元する方法として、代表的なやり方をまとめてみました。ご参考ください。(Excel365版のケース)
1)一時保存ファイル
ただし、自動回復機能で保存されたブックが、新しくExcelのウィンドウとして読み取り専用で開かれます。緑色の下にある[復元]ボタンをクリックすると、ブックが復元され、自動回復で保存された時点のExcelブックが回復します。全てが最新の状態に戻らない場合もありますが、ある程度の入力した情報は残ってます。
なお、自動回復機能で保存されたブックは、デフォルトでは以下の状態で、オリジナルのファイル名に数字が付いた名前でxlsbファイルとして保存されるので確認してください。
2)データ復元ソフトRecoverit(リカバリット)を利用する
もっと簡単に未保存のエクセルxlsxファイルを復元する方法として「データ復元ソフトRecoverit(リカバリット)」をおすすめします。【Wondershare Recoverit】データ復元ソフトは、Windowsパソコンから失われたファイルと削除されたファイルを3ステップと数分で復元可能です。1000種類以上のデータ形式を対応できます。パソコン、ごみ箱、内蔵ハードドライブ、 外付けストレージメディア、さらにはクラッシュしたパソコンからデータを復元することができます。
無料版のリカバリットは、復元したい対象のデータ容量が100MBまで利用することができます。無料版でお試しになってみて、便利な機能を数台のパソコンでも利用してみたい、復元するデータやファイル等の容量を無制限にしたいと思われたらご購入されてはいかがでしょうか?
Recoveritを起動します。起動できた後、下記の製品画面で、失われたエクセルxlsxの元保存場所を選択して、右下にある「開始」をクリックします。
そうするとRecoveritは自動的にデータのスキャンをスタートします。
スキャンが終わった後、見つけたファイルは形式ごとにリストされます。「復元」ボタンをクリックするとデータを復元します(一部のデータはプレビューできます)。
失われたエクセルxlsxファイルをプレビューで確認して復元すれば完了となり、非常に簡単な操作となっています。
また、このソフトを使うことで、エクセルファイルの復元だけではなく、SDカード、外付けHDDの復旧、USBデータ復元やフォーマット復元などにも幅広く対応しています。ぜひお試してください。
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内野 博
編集長